Jak przygotować udaną konferencję?

W trakcie spotkań służbowych, konferencji czy sesji bardzo często zapadają decyzje, które mogą mieć długofalowe konsekwencje. Organizatorzy nie powinni zatem pod żadnym pozorem lekceważyć czynników, które mogą wpłynąć na sukces danego spotkania. 

Termin spotkania

Należy również zdawać sobie sprawę, aby czas spotkania nie był przypadkowy. Warto mieć na uwadze, że są dni które sprzyjają lub nie sprzyjają określonym działaniom. Bardzo istotną rolę odgrywa tutaj nie tylko oddziaływanie Księżyca, które może zapowiadać określone cechy dnia, ale również znaczenie poszczególnych liczb. Szczęśliwą liczbą jest 8, która oznacza nie tylko dostatek, ale także przynosi szczęście w kwestiach finansowych.

Miejsce narady

Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest wybranie sali konferencyjnej, która będzie usytuowana na północny zachód od centralnego miejsca przedsiębiorstwa. Z kolei w przypadku prowadzenia rozmów handlowych, odpowiedniejsza będzie część południowa. Nie wszyscy zdają sobie sprawę, że wpływa na efekt spotkania ma również piętro na którym znajduje się pomieszczenie. Kluczowe jest również otoczenie wybranego lokalu, czyli korytarz, windy czy sąsiadujące sale. 

Ustawienie stołu

Warto pamiętać, aby przewodniczący danej narady zajmował główne miejsce przy stole. istotną kwestią jest również fakt, aby miał za sobą ścianę, a przed sobą drzwi. Rekomenduje się, by twarz przewodniczącego była zwrócona w tę stronę świata, która jest dla niego zdecydowanie najbardziej korzystna. Najbardziej właściwy stół to owalny lub okrągły, dzięki temu wszyscy uczestnicy spotkania będą mieli możliwość patrzenia na siebie. Należy także zwrócić uwagę, by blat stołu nie był szklany, nie budzi on bowiem zaufania. Z kolei siedzenia muszą być przede wszystkim stabilne, wygodne oraz mieć solidne oparcia. Nie wszyscy są świadomi, że niebieskie obicia bardzo sprzyjają porozumieniu. Ważną kwestią są także przedmioty, które mogą mieć bardzo korzystne oddziaływanie na uczestników narady. Należy do nich zaliczyć obrazy, kolor ścian czy świeże kwiaty. Rekomenduje się unikać przede wszystkim czerni, bieli oraz powierzchni z połyskiem, szybko męczą one wzrok oraz powodują znużenie. Na stole można umieścić również prezenty w postaci gadżetów reklamowych dla uczestników konferencji.

Dobór zespołu

Gdy zostanie już wybrany zespół współpracowników, którzy wezmą udział w naradzie, należy koniecznie kierować się ich wzajemnymi relacjami. Dobranie osób, których pola energetyczne nie pasują do siebie, mogłyby nie tylko zakłócić przebieg spotkania, ale również bardzo negatywnie wpłynąć na jego ostateczny wynik. Należy również wcześniej sprawdzić, kto będzie reprezentował przeciwną stronę. Oczywiście nie zawsze można mieć na to wpływ, jednak wiedza na temat usposobienia tej osoby może pomóc w dostosowaniu do niej czasu, a także miejsca narady w taki sposób, by miała bardzo pozytywne nastawienie. 

Odpowiednia taktyka

Jeszcze przed rozpoczęciem konferencji warto zaplanować taktykę rozmowy. Zdecydowanie najistotniejszą kwestią jest stworzenie bardzo przyjemnej atmosfery, a także naładowanie miejsca spotkania swoją pozytywną energią. Warto również pamiętać o opanowanych, łagodnych gestach oraz uśmiechu. Wymienione elementy mogą objawić bardzo przyjazne nastawienie, a także zagwarantować owocny przebieg konferencji. 

Autor: Ślęza